INFORMATIVA IN MATERIA DI WHISTLEBLOWING

In ottemperanza a quanto previsto dal d.lgs. n. 24/2023, in materia di protezione di chi effettua segnalazioni di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea, la Cassa ha predisposto un apposito canale di segnalazione interna tramite il quale è possibile effettuare segnalazioni di eventuali violazioni normative (c.d. whistleblowing) con garanzia di riservatezza, tutela dei dati personali e protezione da misure ritorsive.

Il canale di segnalazione interna consente a chiunque nel proprio contesto lavorativo sia venuto a conoscenza di eventuali illeciti o violazioni normative, di portare i relativi fatti a conoscenza di un soggetto interno alla Cassa specificamente individuato e formato a tal fine (cd Responsabile), tenuto alla riservatezza intorno all’identità del segnalante e alle informazioni trasmesse con la segnalazione.

Il cd. whistleblower:

Il whistleblower è la persona che segnala, divulga ovvero denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile, violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse dell’ente di cui è venuta a conoscenza in un contesto lavorativo.

Cosa segnalare:

Violazioni di norme nazionali o dell’Unione Europea, lesive dell’integrità della Banca, di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo, ad es.:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/2001 o violazioni dei presidi e controlli stabiliti dal modello di organizzazione e gestione;
• violazioni delle norme disciplinanti l’attività bancaria;
• violazioni, potenziali o effettive, delle norme in materia di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
• violazioni delle norme del TUF e delle norme in materia di abusi di mercato.

Cosa non segnalare:

• rimostranze e contestazioni di carattere personale;
• rivendicazioni afferenti al rapporto di lavoro. 

Chi può fare una segnalazione:

Gli addetti in Cassa distaccati dalla Banca d’Italia, i collaboratori, i tirocinanti, i lavoratori autonomi e i professionisti che svolgono la propria attività presso la Cassa, i soci e i soggetti con funzioni di amministrazione, direzione e controllo, vigilanza o rappresentanza presso la Cassa, i volontari e i tirocinanti (retribuiti e non retribuiti).

A chi rivolgere la segnalazione:

• Al Responsabile della segnalazione incaricato pro tempore dalla Cassa alla gestione del canale di segnalazione interna.
• Al Responsabile della Funzione Antiriciclaggio per segnalazioni di violazioni della normativa antiriciclaggio.

Come effettuare la segnalazione:

• Con posta ordinaria, indirizzando la comunicazione a uno dei Responsabili di cui sopra con l’indicazione “RISERVATA E PERSONALE”- “Whistleblowing”;
• Via e-mail a uno dei Responsabili citati sopra;
• Oralmente mediante incontro diretto con uno dei Responsabili di cui sopra e redazione di apposito verbale.

Per essere informato e aggiornato sul corretto ricevimento e gli sviluppi della segnalazione, il segnalante può indicare un indirizzo di posta ordinaria e/o elettronica per l’inoltro di ogni comunicazione relativa, ovvero anche un recapito telefonico al quale essere contattato.

Cosa deve contenere la segnalazione:

• l’esposizione dei fatti e le relative circostanze di luogo e di tempo;
•  l’indicazione dei soggetti coinvolti e del presunto responsabile della violazione;
• l’indicazione della ritenuta violazione;
• l’indicazione di eventuali soggetti informati dei fatti;
• l’indicazione di ogni informazione o elemento ritenuto utile all’accertamento dei fatti;
• l’indicazione della documentazione utile all’accertamento dei fatti.

La segnalazione dovrebbe inoltre consentire la chiara identificazione del soggetto segnalante, l’identità del quale resta comunque riservata.

Quale esito può avere la segnalazione:

Le segnalazioni vengono prese in carico dal ricevente e in base alle stesse viene svolta un’attività di istruttoria e di accertamento che può condurre ai seguenti esiti:

• archiviazione immediata, per le segnalazioni manifestamente infondate, generiche o pretestuose;
• archiviazione, se dagli accertamenti non emergono violazioni;
• sottoposizione della segnalazione agli organi amministrativi e/o di controllo affinché prendano le iniziative del caso (ad. es. denuncia all’attività giudiziaria, azioni giudiziali, esercizio di rimedi contrattuali, in caso di dipendenti della Banca d’Italia distaccati in CSR l’invio al competente Servizio Personale per contestazioni disciplinari), quando all’esito degli accertamenti emerge una concreta violazione.

Quali tutele sono offerte al segnalante:

Il canale di segnalazione interna assicura riservatezza all’identità del segnalante, del segnalato, delle eventuali persone coinvolte così come degli eventuali soggetti facilitatori dei quali il segnalante si sia avvalso per farsi assistere nella segnalazione.

Il trattamento dei dati personali comunicati nell’ambito delle segnalazioni whistleblowing è effettuato a norma del Regolamento (UE) 2016/679, del d.lgs. 196/2003 e del d.lgs. 51/2018, a tal proposito gli interessati possono consultare l’apposita informativa sul trattamento dei dati personali.

I soggetti segnalanti non subiscono ritorsioni o discriminazioni in ragione della segnalazione effettuata.

Gli atti assunti nei confronti del segnalante in violazione del divieto di ritorsione sono nulli.

Sussiste il divieto di rivelare l’identità del segnalante che è da riferirsi non solo al nominativo del segnalante ma anche a tutti gli elementi della segnalazione, dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante.

Le alternative alla segnalazione interna:

Qualora la segnalazione con il canale interno non abbia avuto seguito, o il segnalante abbia fondato motivo di ritenere che alla segnalazione interna non sarebbe dato efficace seguito, o che potrebbe determinare un rischio di ritorsione, o che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse, può essere utilizzato il canale di segnalazione esterna attivo presso l’ANAC (Autorità nazionale anticorruzione) caratterizzato dalle stesse garanzie di protezione previste per le segnalazioni interne.

Canali di segnalazione

il whistleblower può comunicare le violazioni delle normative di cui sia venuto a conoscenza che si sostanziano in: 

• canale esterno predisposto e gestito dall’ANAC;
• divulgazione pubblica;
• denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.

La scelta del canale di segnalazione vede come prioritario l’utilizzo del canale interno e, solo al ricorrere di una delle condizioni di cui all’art. 6 D. Lgs. 24/23, è possibile effettuare una segnalazione esterna in particolare è previsto che si potrà ricorrere all'A.N.A.C solo laddove ricorra una delle seguenti condizioni:

• se non è previsto un sistema di segnalazione o se previsto, non è attivo;
• se la segnalazione interna effettuata non ha avuto seguito;
• se il segnalante ha fondato motivo di temere il rischio di ritorsione;
• se il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo per il pubblico interesse.

La segnalazione interna presentata a un soggetto diverso è trasmessa entro 7 giorni al soggetto competente dando contestuale notizia al segnalante.

Gestione del canale segnalazione interna

Il soggetto cui è affidata la gestione del canale interno (Responsabile):

• rilascia al segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 gg dalla ricezione;
• mantiene l’interlocuzione e può chiedere integrazioni;
• dà seguito alla segnalazione;
• fornisce riscontro entro 3 mesi dall’avviso di ricevimento o in mancanza di avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 gg dalla presentazione della segnalazione;
• mette a disposizione informazioni sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni.